Kokousjärjestäjälle

Tästä lähdetään liikkeelle

• Varaus vahvistetaan maksamalla tilavuokran varausmaksu tai koko tilavuokra.
• Tarvittavat tarjoilut tilataan suoraan palveluntarjoajalta tai Ehrensvärd-seuran kautta.

Huomioitavaa kokousta suunniteltaessa

• Tilan vuokra-aika on klo 8-20. Mahdollisista poikkeuksista sovitaan myyntipalvelun kanssa.
• Kalusteiden muotoonlaitto tilataan tarvittaessa myyntipalvelulta, viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.
• Tarkista lautta-aikataulut tai tilaa oma vesibussikuljetus
• Ryhmän ennakkoliput kaupungin lauttaliikenteeseen on tilattava ajoissa, kuitenkin viimeistään puolitoista viikkoa ennen kokousta.
  
• JT-Linen ryhmälippuvaraukset tai Ehrenvärd-seuran kautta osana muuta ohjelmaa
  
• Tarvittaessa varataan autopaikka lautalta (Suomenlinna on autoton alue ja ainoastaan huoltoajo on sallittu) Suomenlinnan Liikenne Oy:stä arkisin 9-12 välisenä aikana. Lue lisää huoltoajosta.
  

Ennen kokousta

• Tarkista tilakohtainen varustetaso internet-sivuilta tai myyntipalvelun henkilökunnalta.
• Varaa oma kannettava tietokone sekä muistiinpanovälineet mukaan kokouspäivää varten.
• Sovi avainten noudosta ja palautuksesta myyntipalvelun kanssa.
• Huolehdi siitä, että ensimmäinen kokoustilaan menijä sytyttää valot ja käynnistää av-laitteet.

Kokouksen jälkeen

• Tarkista lähtiessä, että valot ja laitteet on sammutettu sekä tilan ulko-ovet, ikkunat ja wc-tilojen ovet (Tenalji von Fersenissä ja Ruutikellarissa) ovat lukossa.
• Palauta avaimet tilassa sijaitsevaan avainlaatikkoon, Suomenlinnakeskukseen (C74) tai Suomenlinnan hoitokunnan ovessa sijaitsevaan postilaatikkoon (C40).