Vinkit juhlien järjestäjälle

Tästä lähdetään liikkeelle

  • Vahvista varaus maksamalla tilavuokran varausmaksu.
  • Loppulasku maksetaan kuukautta ennen tilaisuutta. Lasku lähetetään erikseen noin kuukautta ennen tilaisuutta.
  • Tarvittavat tarjoilut, koristelut yms. tilataan suoraan palveluntarjoajalta.

Huomioitavaa tilaisuutta suunniteltaessa

  • Tilan vuokra-aika on klo 10-01. Mahdollisista poikkeuksista sovitaan myyntipalvelun kanssa.
  • Kalusteiden muotoonlaitto tilataan tarvittaessa myyntipalvelulta, kuitenkin viimeistään kaksi viikkoa ennen juhlaa.
  • Mikäli vihkiminen, maljojen nosto tms. ohjelma on ulkona, muista hakea lupa myyntipalvelulta (juhlasalin vuokraukseen ei liity ulkotiloja), viimeistään kuukausi ennen tilaisuutta.
  • Liitä kutsuihin Suomenlinnan kartta ja informoi kulkureiteistä sekä mukulakivin päällystetyistä kävelyteistä.
  • Varaa tarvittaessa esimerkiksi bändille tai pitopalvelulle autopaikka lautalta Suomenlinnan Liikenne Oy:stä. (Suomenlinna on autoton alue ja ainoastaan huoltoajo on sallittu.) Lautoille otetaan vain yksi varaus/lautta, joten autopaikka kannattaa varata ajoissa. Lähtöterminaalissa on oltava ajoissa, vähintään 10 minuuttia ennen lähtöä.
  • Huoltoajoreitit on merkitty huoltoajokarttaan.

Ennen tilaisuutta

  • Sovi avainkoodin saannista/avainten noudosta ja palautuksesta myyntipalvelun kanssa.
  • Tarkista lautta-aikataulut tai tilaa oma vesibussikuljetus
  • Kaikkien tilaisuuden järjestämiseen osallistuvien henkilöiden tulisi tutustua huolella tilan yleisiin ohjeisiin ja ehtoihin, jotka on lähetetty yhteyshenkilölle.
  • Tarkista tilakohtainen varustetaso internet-sivuilta tai myyntipalvelun henkilökunnalta.
  • Tallenna tärkeät puhelinnumerot puhelimen muistiin, mm. päivystävä huoltomies 0295 338 400.

Tilaisuuden jälkeen

  • Tila on tyhjennettävä yöllä klo 02 mennessä, jolloin lähtee viimeinen lautta mantereelle.
    • tilaan tuodut tavarat viedään pois, suurimmat roskat kerätään jätesäkkeihin ja säkit viedään ulos roskien keräysastiaan.
  • Lähtiessä tarkasta, että valot ja laitteet on sammutettu sekä tilan ulko-ovet, ikkunat ja wc-tilojen ovet (Tenalji von Fersenissä ja Ruutikellarissa) ovat lukossa.
  • Palauta avaimet tilassa sijaitsevaan avainlaatikkoon tai Rantakasarmin matkailuneuvontapisteeseen. Matkailuneuvonta on avoinna kesäaikaan kello 10-18 ja talviaikaan klo 10-16.