Tips
För arrangerare av fester
Börja med att
- Bekräfta bokningen genom att betala bokningsavgiften för lokalen.
- Betala sluträkningen en månad före evenemanget.
- Beställ servering, dekorationer o.d. som behövs direkt från tjänsteproducenten.
Att ta i beaktande vid planering av ett evenemang
- Hyrestiden för lokalen är 10–01. Om eventuella avvikelser avtalas separat med försäljningstjänsten.
- Om möblerna behöver arrangeras ska detta beställas via försäljningstjänsten senast två veckor före festen.
- Om vigseln eller utbringandet av en skål eller motsvarande program sker utomhus, bör man komma ihåg att ansöka om tillstånd via försäljningstjänsten (inga utomhusområden ingår i hyran av festsalen) senast en månad före tillställningen.
- Bifoga en karta över Sveaborg till inbjudan och informera om gångvägen samt de kullerstensbelagda vägarna.
- Reservera vid behov bilplats på färjan för till exempel bandet eller cateringen hos Sveaborgs Trafik (Sveaborg är ett bilfritt område, på Vargön och Gustavssvärd är enbart servicekörning tillåten). Till färjan tas endast en reservation/färja emot, därför lönar sig att reservera bilplatsen i god tid. Man bör vara vid terminalen i god tid, minst 10 minuter före avgång.
- Rutterna för servicekörning finns utmärkta på servicekörningskartan.
Före evenemanget
- Avtala om hämtning av kodnummer/nycklar och retur av nycklar med försäljningstjänsten.
- Kontrollera färjetidtabellen eller beställ egen vattenbusstransport.
- Alla som deltar i arrangerandet av evenemanget bör noga ta del av de allmänna anvisningarna och villkoren för lokalen som har sänts till kontaktpersonen.
- Kontrollera utrustningen i utrymmet på webbplatsen eller hos försäljningstjänstens personal.
- Spara viktiga telefonnummer i telefonens minne, bl.a. jourhavande fastighetsskötare +358 (0)295 338 400.
Efter evenemanget
- Lokalen bör tömmas på natten före klockan 02, då den sista färjan avgår till fastlandet.
- medförda saker förs bort, det största skräpet samlas i sopsäckar och säckarna förs ut till avfallskärlet.
- Kontrollera att alla lampor och apparater är avstängda samt att ytterdörrarna, fönstren och dörrarna till toalettutrymmena (Tenaljen von Fersen och Krutkällaren) är låsta.
- Returnera nyckeln i den gråa nyckellådan som finns i lokalen eller till Sveaborgs besökcenter vid Stradkasernen, öppet på sommaren kl. 10–18 och på vintern kl.10–16.