Kokous- ja juhlatilat

Hinnat, ehdot ja luvat

Näiltä sivuilta löydät tilojen hinnat sekä hintoihin ja vuokraukseen liittyviä ehtoja ja ohjeita.

Alustava varaus on voimassa kaksi viikkoa, jonka jälkeen varaus tulee vahvistaa. Kun olet vahvistanut varauksen meille, lähetämme laskun varausmaksusta postitse. Varausmaksussa on maksuaikaa 14 päivää. Lähetämme erikseen loppulaskun noin kuukautta ennen tilaisuutta. Loppulaskun mukana laskutetaan myös lisämaksulliset palvelut, kuten kalusteiden muotoonlaitto sekä Tenalji von Fersenin flyygelin käyttö. Hinnat sisältävät tilan ja sen varusteiden käytön varauspäivänä, kokoustiloissa klo 8–20/8–13/15–20 ja juhlatiloissa klo 10–01. Lisätietoja vuokra-ajoista alempana.

Tilojemme vuokraan ei liity ulkotiloja. Suomenlinnassa kaikki ulkona tapahtuva toiminta on luvanvaraista. Tämän takia esimerkiksi ulkona tapahtuvaa vihkimistä tai maljojen nostoa varten tilaisuuden järjestäjä tarvitsee Suomenlinnan hoitokunnan myöntämän luvan.

Tilaisuuden järjestäjän kannattaa huomioida, että Suomenlinna on sekä elävä kaupunginosa asukkaineen ja tapahtumineen että suosittu nähtävyys sesonkiajan matkailijoineen. Ulkoalueita ei rajata asiakkaan yksityiseen käyttöön.

Varausehdot ja -ohjeet

Suomenlinnan kokous- ja juhla­tilojen varausehdot ja ohjeet

Suomenlinna on historiallinen merilinnoitus ja Unescon maailman­perintökohde. Se tarjoaa mieleenpainuvat puitteet kokouksille ja juhlille. Onnistuneiden tilaisuuksien varmistamiseksi on tilojen vuokraajille tehty seuraavat varausehdot ja ohjeet.

Tilan vuokraaja sitoutuu noudattamaan näitä varausehtoja ja ohjeita. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus pyytää vuokralaiselta lisätietoja hänen tilaisuuteensa liit­tyen. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus olla hyväksymättä varauspyyntöä sekä perua varaus, jos ehtoja ei noudateta tai jos Suomenlinnan hoitokunnalla on syytä epäillä, että tiloja käytetään ehtojemme vastaisesti.

Suomenlinnassa tehdään jatkuvasti erilaisia restaurointi­töitä linnoituksen säilyttä­miseksi, niin ulko- kuin sisätiloissa. Työt pyritään toteuttamaan asiakkaita häiritse­mättä. Juhlatilan ulkopuolella tai pienehköillä sisätiloissa toteutettavilla kunnostus­töillä ei ole vaikutusta vuokra-aikaan tai tilavuokran määrään.

Yleinen vastuu

Suomenlinnan hoitokunta vuokraa ainoastaan tilan. Asiakas vastaa itse esimerkiksi pitopalvelun järjestämisestä. Tilaa ei saa vuokrata eteenpäin kolmansille osapuolil­le eikä käyttää kaupallisiin tarkoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan lupaa. Suomenlinnan kokous- ja juhla­tiloja voi vuokrata ainoastaan 18-vuotta täyttäneet, luonnolliset henkilöt.

Suomenlinnan hoitokunnan vastuu tilavuokran­antajana asiakkaalle aiheutuvista henkilövahingoista tai muulle irtaimelle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista määräytyy yleisten vahingonkorvausta koskevien periaatteiden mukaisesti.

Asiakas on vastuussa vahingosta, jonka hän tai hänen vieraansa aiheuttavat hen­kilöille, rakennuksille, huonekaluille tai vuokratun kokous- tai juhla­tilan muille va­rusteille. Tilalle tai sen varusteille aiheutuneet vahingot Suomenlinnan hoitokunta laskuttaa asiakkaalta toteutuneiden kustannusten sekä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti.

Turvallisuus ja paloturvallisuus

Asiakas on vastuussa tilaisuuden osanottajien turvallisuudesta ja järjestyksenpi­dosta hänen käyttöönsä vuokratuissa tiloissa, niihin liittyvillä kulkureiteillä sekä ulkoalueilla. Jokaisessa tilassa on tilakohtainen poistumiskartta, johon tilan vuokraa­jan tulee tutustua.

Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on kaikki tilaisuuden luonteen vaatimat viranomaisluvat ja vakuutukset. Tilaisuudesta tulee ilmoittaa etukäteen poliisille ja pelastus­viranomaisille tilaisuuden luonteen näin vaatiessa ja asiakas vastaa, että tilaisuudessa on riittävä määrä järjestyksen­valvojia.

Kaikenlainen tulen käsittely on Suomenlinnassa kielletty. Ulkotulia ei saa käyttää eikä tiloissa saa polttaa kynttilöitä. Ainostaan sähköiset lyhdyt ja sähköiset kynttilät ovat sallit­tuja. Kielto koskee myös kaikkea pyrotekniikkaa, savukoneita ja sädetikkuja. Yksityis­ten ilotulitusten järjestäminen Suomenlinnassa on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkona.

Ainoa poikkeus tähän sääntöön myönnetään ammattipitopalveluille lämpöhauteiden polttogeelin osalta. Ammattipitopalvelut voivat valvotusti käyttää polttogeeleillä toimivia lämpöhauteita tarjoilussa. Käyttö edellyttää henkilökunnan paikalla oloa, koko sen ajan kun polttogeeliä käytetään. Mikäli asiakas hoitaa ruokailun itse, voidaan käyttää ainoastaan sähköllä toimivia lämpöhauteita.

Juhlatilojen keittiöt ovat lämmitys­keittiöitä. Kaikki paistaminen on kiellettyä. Liesituuletin tulee kytkeä päälle. Palohälyttimet historiallisissa tiloissa ovat herkät ja keittiön virheellinen käyttö saattaa aiheuttaa palohälytyksen.

Asiakkaan rikkoessa ohjeissa ja ehdoissa mainittuja vuokrausehtoja Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus laskuttaa asiakasta jälkikäteen sopimusrikosta. Sopimus­rikoksi lasketaan muun muassa vuokra-aikojen ylitys, sekä huoltomiehen tai vartijan hälytyskäynti asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa. Paloturvallisuuteen liitty­vistä rikkomuksista kuten kynttilöiden poltosta tai tupakoinnista veloitamme aina vähintään 500 €.

Peruutusehdot

Tilan vuokra koostuu varaus- ja loppumaksusta. Kun asiakas vahvistaa alustavan va­rauksen, on varaus sitova. Lähetämme asiakkaalle tilan varausmaksusta laskun. Lop­pulasku lähetetään noin kuukautta ennen tilaisuutta. Alle 45 vrk ennen tilaisuutta tehdyissä varauksissa asiakkaalta laskutetaan tilavuokra kokonaisuudessaan yhdellä laskulla.

Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus perua varaus, mikäli maksuja ei ole kokonai­suudessaan maksettu eräpäivään mennessä. Huomioittehan, että laskun maksamat­ta jättäminen ei ole peruutus, vaan maksuvelvollisuus säilyy asiakkaalla.

Mikäli asiakas peruu varauksensa vähintään kuusi kuukautta ennen tilaisuutta, pa­lautetaan maksetusta varausmaksusta 50 %. Alle kuusi kuukautta ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa varausmaksua ei palauteta.

Jos tilavuokra on kokonaisuudessaan, eli varaus- ja loppumaksu, maksettu etukäteen ja asiakas peruu varauksen vähintään kuukautta ennen tilaisuutta, palautetaan mak­settu loppumaksu vähennettynä 34 euron toimistokuluilla. Tällöin asiakas menettää varausmaksun. Alle 30 vrk ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa mitään maksuja ei palauteta.

Tilojen vuokra-aika

Kokoustilat

• klo 8.00–20.00 koko päivän varauksissa

• klo 8.00–13.00 tai klo 15.00–20.00 puolipäivävarauksissa

Juhlatilat

• klo 10.00–01.00

Hälytykset kytkeytyvät päälle automaattisesti näiden aikojen mukaan, paitsi juhla­tiloissa hälytykset kytkeytyvät päälle klo 02.00. Tilaisuuden valmistelu ja tilan tyh­jentäminen tulee tapahtua vuokra-ajan puitteissa. Viimeinen lautta Suomenlinnasta lähtee klo 02.00, jolloin juhlatilojen tulee viimeistään olla tyhjänä. Tiloissa ei saa yöpyä.

Kovaäänisen musiikin tulee loppua Pirunkirkon, Tenalji von Fersenin ja Myllysalin juhlatiloissa klo 24.00 ja Ruutikellarissa klo 01.00. Tenalji von Fersenissä, Pirunkirkon juhlasalissa ja Myllysalissa ovet ja ikkunat tulee sulkea viimeistään klo 22.00.

Kaikki tästä poikkeavat ajat sekä kokoustilojen puolipäivävarauksiin ostettavat lisä­tunnit tulee sopia erikseen kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelun kanssa.

Avaimet

Suurin osa vuokratilojen lukoista on sähköisiä, paitsi Ruutikellari ja muutamat va­rastotilat. Avain noudetaan lauttarannan vaalean­punaisesta Rantakasarmista, jossa sijaitsee matkailuneuvonta. Matkailuneuvonnan aukioloajan voit tarkastaa netti­sivujemme alatunnisteesta. Avain palautetaan joko matkailuneuvontaan tai tilan keittiössä olevaan harmaaseen avainlaatikkoon. Vuokraaja on velvollinen lukitse­maan vuokraamansa tilan ulko-ovet lähtiessään ja sulkemaan ikkunat. Veloitamme kadonneista avaimista aiheutuneet kustannukset (kuten lukkojen vaihdot, uudelleen sarjoitus) tilan vuokraajalta.

Tilan varusteet

Tilojen varusteista on internet-sivuilla erillinen luettelo jokaisen tilan kohdalla. Listassa on myös varusteiden mittoja sekä merkki- että mallitietoja. Kalusteita ei saa siirtää tilasta toiseen tilaan (esimerkiksi Tenalji von Fersenin juhlasalista Myl­lysaliin) tai viedä ulos. Huomioittehan, että juhlatiloissa ei ole astioita, kokoustiloissa on kahviastiastot.

Lisämaksulliset ja erikseen tilattavat varusteet sekä palvelut

Lisämaksullisia palveluja on mm. kalusteiden muotoonlaitto, joka tulee tilata myyn­tipalvelusta viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Muut lisämaksulliset palve­lut ja varusteet määräytyvät kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti.

Siivous

Tilojen vuokraan sisältyy siivous tilaisuuden jälkeen. Asiakkaan tulee viedä mennes­sään kaikki se, mitä on tuonut mukanaan, sekä roskat jätesäkeissä ulos jäteastioihin.

Tilaan jääneen huomattavan sotkun lisäsiivouksesta veloitetaan asiakkaalta kulloin­kin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti). Asiakkaan tiloihin jättämien tavaroiden ja roskien siirtämisestä veloitetaan 150 €. Tämä koskee myös tilojen asiakasvarastoja. Tilaisuudesta aiheutuvat ympäristön siivouksen kulut veloi­tetaan asiakkaalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti).

Tilojen ja pintojen suojelu

Kaikki Suomenlinnan rakennukset ja kulttuuri­ympäristö on suojeltu valtioneuvoston päätöksellä. Rakennusten ulko- ja sisäseiniin ei saa tehdä minkäänlaisia kiinnityksiä, teippauksia tai ripustuksia.

Sisätilojen koristeleminen on sallittu vain seinäpintoja vaurioittamatta. Teippien, sinitarran tms. käyttö on ehdottomasti kielletty. Tiloissa olevia koukkuja ja tankoja voi käyttää hyödyksi koristelussa. Koristeet sekä niiden kiinnikkeet tulee korjata pois tilaisuuden jälkeen.

Ulkotilat ja ulkoalueet

Vuokrattuun kokous- tai juhlatilaan liittyvään, ulkona tapahtuvaan toimintaan haetaan lupaa myyntipalvelulta lomakkeella, joka on internet-sivuilla hinnat ehdot ja luvat -osiossa. Lupaa tulee hakea vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Kokous- tai juhlatilan vuokraukseen ei liity ulkotiloja tai ulkoalueita. Lisätilan järjestäminen telttoja pystyttämällä ei ole sallittua. Kaikki Suomenlinnassa ulkona järjestettävä toiminta on luvanvaraista, lisätietoja antaa kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelu.

Asukkaiden huomioiminen

Ulkona oleskelussa, musiikin soittamisessa ja tilaisuuden päättyessä tapahtuvassa tavaroiden pakkaamisessa ja pois kuljettamisessa tulee ottaa huomioon lähiasuk­kaiden yörauha klo 22.00–07.00. Ikkunat tulee sulkea viimeistään kello 22.00. Tenalji von Fersenin invahissi­tasanteen ovi pitää olla lukittuna koko tilaisuuden ajan. Asun­tojen pihat ja lähistöllä olevat kasvimaat ovat yksityisaluetta, jotka eivät ole kokous- tai juhlatilojen vuokraajien käytössä.

Asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa huoltomiehen hälytyskäynnistä veloite­taan kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 65 €/tunti).

Opastus

Vuokraajan tulee opastaa vieraansa juhla- tai kokous­tilaan ensisijaisesti karttojen avul­la. Karttoja on internet-sivuilla kävijälle -osiossa. Mikäli opastusta ei pystytä järjestä­mään pelkän kartan avulla, voi muutaman pienen opasteen kiinnittää tienviitta­tolp­piin. Opasteet ja niiden kiinnikkeet on poistettava tolpista välittömästi tilaisuuden päätyttyä tilan vuokraajan toimesta. Opasteiden kiinnittäminen julkisivuihin tai muualle kuin tienviittatolppiin on ehdottomasti kiellettyä.

Auto Suomenlinnassa

Nopeusrajoitus Suomenlinnassa on 20 km/h. Susisaarella ja Kustaanmiekalla vain huoltoajo on sallittua. Huoltoajoreitit ja parkkipaikat on merkitty huoltoajo­karttaan, joka löytyy internet-sivuiltamme. Kokous- ja juhlatilojen parkkipaikat ovat käytössä vuokra-ajan puitteissa, ellei toisin sovita. Autopaikan varaaminen lautasta etukäteen on suositeltavaa. Varaukset tehdään Suomenlinnan Liikenne Oy:ltä.

Mahdolliset riita- ja vahingon­korvausasiat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa.

Pidätämme oikeuden ehtojen muutoksiin.

Ulkoalueiden käyttöluvat

Ulkoalueiden toimintaan tarvitsevat luvan myös kokousten ja juhlien järjestäjät. Suomenlinnassa ei voi järjestää tilaisuuksia tai tapahtumia tai pystyttää katoksia, rakenteita tai tehtävärasteja ilman maanomistajan lupaa. Teltta- ja katoslupia myönnetään ainoastaan yleisö­tapahtumiin kuten konsertteihin ja teatteriesityksiin. Yksityisiin tapahtumiin ei lupia voida myöntää.

Suomenlinnan maa- ja vesialue kuuluu valtiolle, ja sitä hallinnoi opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Suomenlinnan hoitokunta. Unescon maailman­perintö­luetteloon kuuluvan linnoituksen ja sen herkän luonnon säilyttämiseksi rajoitukset ovat tiukemmat kuin kaupunkien yleisillä alueilla.

Suomenlinnaa hoidetaan noudattaen maailmanperintö­kohteen aseman edellyttämää korkeaa laatutasoa. Myös ulkona tapahtuvan toiminnan tulee kunnioittaa näitä periaatteita ja olla sellaista, että se ei vaaranna asukkaiden ja vierailijoiden rauhaa eikä vahingoita luontoa.

Susisaarella on kaksi hautamuistomerkkiä, Ehrensvärdin hauta Linnanpihalla ja Kaatuneiden hautamuisto­merkki Piperin puiston itäpuolella. Hautarauhaa tulee kunnioittaa. Kuninkaanporttia ei voi käyttää tapahtumapaikkana siihen liittyvän kansallisen merkittävyyden vuoksi.

Vuokrattuun kokous- tai juhlatilaan liittyvään, ulkona tapahtuvaan toimintaan haetaan lupaa myyntipalvelulta lomakkeella. Lupaa tulee hakea vähintään kuukautta ennen tilaisuutta. Luvan saaneet ulkotapahtumat kirjataan Suomenlinnan hoitokunnan ulkotapahtuma­kalenteriin. Tällä varmistetaan ettei päällekäisyyksiä tule. Hae ulkoaluelupaa tällä lomakkeella.

Tapahtumanjärjestäjän säännöt ja ohjeet löydät täältä.