Vinkit kokouksen järjestäjälle

Tästä lähdetään liikkeelle

  • Varaus vahvistetaan maksamalla tilavuokran varausmaksu tai koko tilavuokra.
  • Tarvittavat tarjoilut tilataan suoraan valitsemaltanne palveluntarjoajalta tai Ehrensvärd-seuran kautta.

Huomioitavaa kokousta suunniteltaessa

  • Tilan vuokra-aika on puolipäivävarauksissa klo 8-13 tai 15-20, ja kokopäivävarauksissa klo 8-20. Mahdollisista poikkeuksista/lisätunneista sovitaan erikseen myyntipalvelun kanssa.
  • Kalusteiden muotoonlaitto tilataan tarvittaessa myyntipalvelulta, viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.
  • Tarkista lautta-aikataulut tai tilaa oma vesibussikuljetus
    • Katso HSL:n lautta-aikataulu (pdf).
    • Ryhmän ennakkoliput kaupungin lauttaliikenteeseen on tilattava ajoissa, kuitenkin viimeistään puolitoista viikkoa ennen kokousta.
    • JT-Linen ryhmälippuvaraukset voi tehdä suoraan liikennöitsijältä tai Ehrensvärd-seuran kautta osana muuta ohjelmaa. Siirry JT-Linen verkkosivuille.
  • Tarvittaessa varataan autopaikka lautalta. Varaa autopaikka Suomenlinnan Liikenteeltä arkisin 9-12 välisenä aikana.

Ennen kokousta

  • Tarkista tilakohtainen varustetaso internetsivuilta tai myyntipalvelun henkilökunnalta.
  • Varaa oma kannettava tietokone sekä muistiinpanovälineet mukaan kokouspäivää varten.
  • Sovi avainkoodin saannista/avainten noudosta ja palautuksesta myyntipalvelun kanssa.

Kokouksen jälkeen

  • Tarkista lähtiessä, että valot ja laitteet on sammutettu sekä tilan ulko-ovet, ikkunat ja wc-tilojen ovet (Tenalji von Fersenissä ja Ruutikellarissa) ovat lukossa.
  • Palauta avaimet tilassa sijaitsevaan avainlaatikkoon tai Rantakasarmin matkailuneuvontapisteeseen. Matkailuneuvonta on avoinna kesäaikaan kello 10-18 ja talviaikaan klo 10-16.